À l’ère de la digitalisation où des centaines et des milliers d’échanges s’effectuent en ligne quotidiennement, la signature électronique est devenue incontournable pour divers documents administratifs et contrats commerciaux importants. En effet, de plus en plus d’entreprises utilisent la signature électronique PDF afin d’accélérer le processus contractuel, de réduire les délais de traitement, de renforcer la sécurité des documents et de garantir son intégrité. Il existe 3 types de signatures numériques selon la règlementation en vigueur, à savoir : la signature simple, avancée et qualifiée. Leur différence réside au niveau de quelques exigences de sécurité en matière d’authentification du signataire.
Opter pour l’utilisation d’une signature électronique qualifiée : les bonnes raisons
Pour définir le type de signature électronique pdf qui vous convient, il faudra prendre en considération quelques paramètres, à savoir : l’authentification du document, l’intégrité de la signature ; l’identité du signataire ainsi que l’authenticité de la signature. Pour optimiser tous ces paramètres, la solution la plus adaptée est sans doute la signature électronique qualifiée ou la QES (Qualified Electronic Signature). D’ailleurs, elle reste la technique la plus assurée et constitue une solution de haut niveau dans le domaine numérique. La signature électronique qualifiée pourra même avoir une plus grande valeur juridique qu’une signature manuscrite.
En termes de sécurité, la vérification assurée de l’identité, la possibilité de valider la signature ainsi que le renversement de la charge de la preuve offrent des avantages complémentaires. Étant toutefois assez contraignante, la signature numérique qualifiée est rarement utilisée. En effet, elle requiert l’intervention d’une autorité de certification administrée par l’Agence Nationale de Sécurité des Systèmes d’Information ou ANSSI. Elle requiert également la rencontre virtuelle ou physique de l’autorité de certification, la délivrance d’un token certifié (carte à puce ou clé cryptographique USB) ainsi que le stockage du token. Les personnes qui ont souvent recours à l’usage de la signature électronique qualifiée sont les professionnels du droit comme les greffiers des tribunaux, les avocats et les notaires. Pour profiter des divers avantages de la signature électronique qualifiée, vous pourrez consulter le site universign.com.
Signature électronique qualifiée, une obligation légale ?
La signature numérique qualifiée pourra généralement devenir une exigence légale. Diverses situations obligent légalement, en Europe, l’usage d’une QES. La signature qualifiée pourra même représenter la norme obligatoire pour les e-signatures dans certains États membres de l’Union Européenne (UE). La signature électronique qualifiée est particulièrement adaptée à des opérations ayant lieu dans un cadre légal rigoureux ou des opérations représentant des risques élevés. Elle s’applique notamment :
· Aux actes rédigés par les avocats (PACS, contrat de vente d’un fonds de commerce, contrat de cession de parts sociales ou d’actions, statuts de société…) ;
· Aux actes authentiques rédigés par les commissaires-priseurs, les huissiers de justice, les notaires…) ;
· Aux marchés publics dématérialisés ;
· Aux actes ayant effets hors de l’UE ou de la France (opérations bancaires intra-européennes, souscriptions de produits financiers, etc.).
Que ce soit pour signer un document PDF ou tous autres types de documents, la signature électronique qualifiée est sans doute le niveau de signature le plus difficile à mettre en œuvre. Par contre, elle garantit l’intégrité du document signé avec un degré de sécurisation élevé.
Quand faut-il utiliser la signature qualifiée ?
Lors d’un risque de business élevé ou d’une obligation en vertu de la loi, il faudra recourir à la signature qualifiée. On peut notamment citer le risque d’action collective, le risque d’invalidité du contrat dans un environnement BtoC, les souscriptions à l’assurance-vie ainsi que les contrats de crédit à la consommation. De ce fait, choisir le type de signature adapté à ses besoins constitue un premier pas. Bien que la QES semble, de prime abord, assez compliquée à adopter à cause des vérifications requises ; une authentification à double facteur peut suffire, après un premier émargement, pour toutes les suivantes.
Par ailleurs, la règlementation eIDAS (Electronic Identification And Trust Services) a donné un vrai coup de pouce à l’usage de la signature numérique qualifiée avec une mise en œuvre moins compliquée. En effet, il est désormais possible d’utiliser des solutions cloud pour faire signer ou pour signer un document PDF ainsi que d’autres types de documents.
Signature électronique qualifiée ou avancée ?
La signature électronique qualifiée n’est pas obligatoire pour certains documents. En effet, il est tout à fait envisageable d’utiliser un logiciel de signature électronique avancée. Ce dernier est plus souple d’utilisation, plus facile à mettre en œuvre et suffisamment sécurisée. Certes, elle requiert aussi l’obtention préalable d’un certificat électronique, mais les vérifications sont moins contraignantes.
Bref, l’usage de la signature électronique qualifiée devra être limité à des secteurs d’activités particuliers (finances, droit, assurance, banque) et à des usages spécifiques. Le choix du degré de garantie doit être fait en fonction du contexte juridique et règlementaire ainsi qu’une analyse pointue des risques liés aux documents signés ainsi qu’à l’entreprise émettrice (en matière de réputation, de risques financiers et de productivité).